Een effectief milieumanagementsysteem (MMS) is als een complex ecologisch systeem: het werkt alleen als elke component zijn taak kent en de benodigde middelen heeft. Paragraaf 5.3 zorgt voor de heldere interne architectuur door de Rollen, Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden toe te wijzen. Dit stelt elke medewerker in staat om vrij en zelfstandig (de anarchische actie) te handelen in het belang van de harmonie.
De planning in deze fase behelst het duidelijk vastleggen van wie wat doet en, cruciaal, wie waarover mag beslissen. De Topleiding is verantwoordelijk voor deze formele toewijzing.
Rollen versus Taken: In veel organisaties zijn de rollen duidelijk, maar de daaraan gekoppelde milieugerelateerde taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn dat niet. Dit creëert frictie.
De Twee Cruciale Verantwoordelijkheden: Elke medewerker die een rol in het MMS krijgt toegewezen door het Topmanagement, krijgt automatisch twee onmisbare verantwoordelijkheden:
Naleving waarborgen: De verantwoordelijkheid en bevoegdheid om ervoor te zorgen dat de eigen taken en het proces voldoen aan de ISO 14001-eisen.
Rapporteren aan de Top: Het Topmanagement informeren over de prestaties van het MMS en de milieuprestaties, zodat zij hun stuurfunctie (§ 5.1) kunnen vervullen.
Een uitstekend model om deze helderheid te creëren is het RACI-model. Dit hulpmiddel helpt om per proces of project vast te leggen: Responsible (die de taak uitvoert), Accountable (de eindverantwoordelijke), Consulted (die geraadpleegd wordt) en Informed (die geïnformeerd wordt). Door RACI toe te passen, voorkomt u onduidelijkheid en geeft u mensen de bevoegdheid om te handelen.
De implementatie gaat over het daadwerkelijk empoweren van medewerkers om hun verantwoordelijkheid te nemen en hun bevoegdheden uit te oefenen.
Formele Vastlegging: Documenteer de rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op een manier die toegankelijk en begrijpelijk is voor iedereen.
Transparante Communicatie: Zorg ervoor dat de toewijzing van de taken en bevoegdheden helder is gecommuniceerd aan de betrokkenen. Dit voorkomt dat taken tussen stoelen vallen.
De Basis voor Vrijheid: Door duidelijk vast te leggen wie de bevoegdheid (authority) heeft om bijvoorbeeld een milieuvriendelijker, maar duurder, materiaal aan te schaffen (de 'Anarchische' beslissing), versnelt u de actie. Zonder die bevoegdheid verstikt de bureaucratie de harmonie.
De 'Check' fase, of de Anarchistische Audit, richt zich op de kloof tussen de toegewezen rol en de feitelijke uitoefening van de verantwoordelijkheid/bevoegdheid.
De 'Kan-je-het-Echt-Doen' Vraag: Kies willekeurige medewerkers die een milieutaak hebben. Vraag hen: "Als u merkt dat de regels worden overtreden of dat een milieudoel niet wordt gehaald, heeft u dan de bevoegdheid en de middelen om direct in te grijpen of actie te starten?" Dit toetst of de bevoegdheid in de praktijk werkt, of dat het systeem hen frustreert.
Rapporteringsevaluatie: Ga na of de rapportage over de prestaties van het MMS tijdig, volledig en eerlijk bij het Topmanagement aankomt, zodat zij kunnen sturen. Falende rapportage is een directe non-conformiteit op de verantwoordelijkheidsstructuur.
Audit van de RACI: Test de gedefinieerde RACI-matrix bij een lopend milieugerelateerd project. Weten de Responsible partijen wat ze moeten doen, en stelt de Accountable hen in staat om dit te doen?
De 'Act' fase zorgt ervoor dat de architectuur van rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden perfect blijft werken.
Hoe aanpassen: Als de audit uitwijst dat bevoegdheden onvoldoende zijn (medewerkers mogen niet beslissen), moet de leiding de formele bevoegdheidsstructuur aanpassen om meer autonomie te geven, wat de 'Anarchische' actie faciliteert.
Wat aanpassen: Dit kan de herziening van de functieomschrijvingen of het aanpassen van de RACI-matrix voor kritieke processen betekenen.
Wanneer aanpassen: Dit is een cyclisch proces. Elke keer dat er een grote verandering is in de organisatie, de strategie of de processen, moeten de bijbehorende rollen en bevoegdheden direct worden herzien.
Door helderheid te verschaffen in deze interne architectuur, creëert u een gestructureerde basis van waaruit elke medewerker zelfstandig en effectief kan bijdragen aan de harmonie van de organisatie en haar omgeving.
