Een Milieumanagementsysteem (MMS) kan alleen succesvol zijn als de mensen die het uitvoeren competent zijn. Paragraaf 7.2 vereist dat iedereen wiens werkzaamheden invloed hebben op de milieuprestaties over de juiste kennis, vaardigheden en ervaring beschikt. Dit is de Kennisbasis die medewerkers de bevoegdheid geeft om zelfstandig en effectief te handelen in het belang van de harmonie.
De planning begint met een systematische analyse om te bepalen welke competenties nodig zijn om de vastgestelde taken en doelen te bereiken.
Wie moet Competent zijn?
Directe Invloed: Personen die werkzaamheden verrichten die een belangrijk milieueffect teweeg kunnen brengen (bijvoorbeeld productiemedewerkers die met gevaarlijke stoffen werken, of technici die kritieke installaties bedienen).
Systeemrollen: Personen met specifieke verantwoordelijkheden binnen het MMS (bijvoorbeeld het bepalen van milieuaspecten, interne auditors, of zij die compliance evalueren).
Competentiematrix: De organisatie moet een overzicht (een matrix) opstellen van de competentie-eisen per functie en vervolgens de kloof tussen de vereiste en de aanwezige competentie bepalen.
De EHS-kern: De leiding en medewerkers van de EHS-afdeling (of vergelijkbare functies) moeten aantoonbare, diepgaande kennis hebben van de relevante milieuwetgeving en de ISO 14001-norm zelf, aangezien hun competentie cruciaal is voor de effectiviteit van het hele systeem.
De uitvoering gaat over het gericht dichten van de competentiekloof door middel van gerichte acties.
Middelen voor Groei: De vereiste kennis, vaardigheden en ervaring kunnen worden verkregen door: Opleiding, Training, Relevante Werkervaring of een combinatie daarvan (link met § 7.1: Middelen).
Gerichte Opleiding: Training moet niet algemeen zijn, maar specifiek gericht op de taken van de medewerker. Medewerkers die met afval werken, moeten getraind zijn in de regels voor afvalscheiding en opslag.
De Vrijheid door Kennis: Door medewerkers de juiste competenties te geven, geeft u hen de bevoegdheid en het inzicht om zelfstandig de juiste keuzes te maken (de 'Anarchische Actie'). Zij weten wat hun rol is bij de naleving van de milieueisen.
Het auditen van competentie vereist meer dan het verzamelen van certificaten; het gaat om het verifiëren van de toepassing van kennis in de praktijk.
Bewijslast Verifiëren: Vraag om bewijs dat de competentie is verkregen. Dit zijn niet alleen externe certificaten, maar ook interne trainingsverslagen en functioneringsgesprekken waarin competenties en bijscholing zijn besproken.
Koppel aan de Praktijk (De Incidentencheck): Vraag naar een recent incident of een recente proceswijziging (MoC). Hoe heeft de organisatie ervoor gezorgd dat de direct betrokken medewerkers over de juiste competenties beschikten om de situatie adequaat af te handelen of het nieuwe proces correct uit te voeren?
De Interviewtoets: Spreek met medewerkers van verschillende afdelingen. Vraag hen hoe hun dagelijkse werkzaamheden van invloed zijn op de milieuprestaties en wat hun rol is. Dit toetst of de training daadwerkelijk heeft geleid tot het vereiste inzicht en begrip.
De 'Act' fase zorgt ervoor dat de competentiebasis van de organisatie dynamisch en actueel blijft.
Vastleggen van Competentie: De organisatie moet de passende gedocumenteerde informatie (bewijslast) bewaren om aan te tonen dat de vereiste competentie is bereikt.
Omgaan met Kloven: Als de audit een competentiekloof aantoont, moet onmiddellijk een opleidings- of begeleidingsplan worden opgesteld en uitgevoerd om de tekortkoming te dichten.
Integratie met HR: De competentie-eisen voor milieutaken moeten worden geïntegreerd in de reguliere HR-processen, zoals werving, inwerkprogramma’s en jaarlijkse functioneringsgesprekken, zodat competentie structureel wordt onderhouden.
De juiste competenties zijn de sleutel tot het realiseren van een succesvol milieumanagementsysteem. Ze zorgen ervoor dat de menselijke factor – de essentie van de organisatie – het meest kritische deel van de reis naar harmonie wordt.
