Hoewel een effectief Milieumanagementsysteem (MMS) de nadruk legt op preventie (§ 6.1 en § 8.1), zijn afwijkingen (non-conformities) onvermijdelijk. Paragraaf 10.2 biedt het mechanisme om deze afwijkingen aan te pakken. Dit proces is de ultieme uiting van de Act (A)-fase: het beheersen van de chaos, leren van de fout en het herstellen van de harmonie.
Zodra een afwijking wordt geconstateerd, is een snelle reactie vereist. Dit is de correctie: de eerste, snelle maatregel om de non-conformity ongedaan te maken en de gevolgen aan te pakken.
Doel: De afwijking onder controle krijgen en de nadelige gevolgen beheersen of minimaliseren (bijvoorbeeld een lekkage opruimen, een product aanpassen).
Documentatie: De afwijking en de uitgevoerde correctie moeten worden gedocumenteerd.
Na de correctie moet de organisatie evalueren of er een noodzaak is om de dieperliggende oorzaken van de afwijking weg te nemen om herhaling te voorkomen. Dit is cruciaal bij terugkerende problemen of bij afwijkingen met een grote impact op milieu, naleving of kosten.
Analyse: Beoordeel en analyseer de afwijking grondig om de basisoorzaken vast te stellen (bijvoorbeeld met behulp van de 5 Whys-methode).
Potentieel voor Herhaling: Bepaal of soortgelijke afwijkingen zich elders in de organisatie (of bij vergelijkbare processen) kunnen voordoen.
Corrigerende maatregelen moeten logischerwijs gericht zijn op de basisoorzaken en niet slechts op de symptomen.
Implementatie: Implementeer de corrigerende maatregelen en leg deze vast in de gedocumenteerde informatie.
Beoordeel de Doeltreffendheid: Na de implementatie moet de organisatie de doeltreffendheid van de maatregelen beoordelen. Heeft de actie daadwerkelijk de herhaling van de oorzaak weggenomen?
De laatste stap is het leren van de fout en het aanpassen van het systeem, waardoor de PDCA-cyclus wordt gesloten.
Herzie Risico's en Kansen: De genomen corrigerende maatregelen moeten worden meegenomen in de herziening van de risico's en kansen (§ 6.1). Als een risico is opgetreden, moet de eerdere risicobeoordeling worden bijgewerkt.
Wijzigingen in de Bedrijfsvoering: Pas procedures, werkinstructies of documentatie aan (§ 6.3 en § 7.5) om de nieuwe, verbeterde werkwijze vast te leggen en herhaling te voorkomen.
