Paragraaf 7.4 vereist een gedocumenteerd proces voor zowel interne als externe communicatie. Dit proces is de levensader die het Milieumanagementsysteem (MMS) relevant en effectief houdt. Communicatie is het strategische middel om de Vrijheid en de Harmonie van de organisatie te delen met alle belanghebbenden.
De planning begint met het bepalen van de behoeften van de verschillende belanghebbenden en het ontwerpen van een proces dat aan deze behoeften voldoet.
Wie Communiceert Wat, Hoe en Wanneer? Het proces moet vastleggen:
Onderwerp: Belangrijke milieuaspecten, milieuprestaties, nalevingsverplichtingen en kansen voor verbetering.
Doelgroep: Intern (medewerkers op verschillende niveaus, § 5.3) en Extern (klanten, toezichthouders, lokale gemeenschap, certificerende instelling).
Methode: Digitaal, fysiek, vergaderingen, op de website.
De Zes Geloofwaardigheidscriteria: De communicatie moet voldoen aan de volgende criteria om effectief en geloofwaardig te zijn:
Transparant: Openheid over conclusies.
Geschikt: Relevant voor en in staat stellend tot participatie van de doelgroep.
Waarheidsgetrouw en niet misleidend.
Feitelijk, nauwkeurig en betrouwbaar.
Geen relevante informatie uitsluiten.
Begrijpelijk voor de doelgroep.
Integratie in de Audit: Het communicatieproces zelf moet worden opgenomen in het interne auditprogramma (§ 9.2) om de effectiviteit ervan periodiek te toetsen.
De uitvoering gaat over het toepassen van het communicatieproces en het verzekeren dat de informatie nauwkeurig, consistent en begrijpelijk is.
Interne Vrijheid: Communiceer met medewerkers op een manier die de Anarchische Actie faciliteert (bijvoorbeeld door korte, gerichte updates over afdelingsspecifieke milieuaspecten, link met § 7.3).
Externe Transparantie: Communiceer extern op een waarheidsgetrouwe en niet-misleidende manier (denk aan de informatie op de website). Zorg ervoor dat alle relevante informatie wordt meegenomen en dat het management de certificerende instelling informeert bij significante incidenten.
De Feedbackcyclus: Communiceer is niet alleen zenden; het is ook ontvangen. De norm benadrukt het belang van het opvolgen van feedback en klachten. Dit zijn waardevolle inzichten voor continue verbetering.
Het auditen van communicatie toetst of de zender effectief is geweest en of de boodschap is aangekomen.
Controleer de Bewijslast: Vraag om de gedocumenteerde informatie (§ 7.5) die bewijst dat de communicatie daadwerkelijk heeft plaatsgevonden (notulen, nieuwsbrieven, publicaties, verslagen van contact met toezichthouders).
Voer Interviews uit (De Ontvangstcheck): Spreek met medewerkers en externe belanghebbenden (indien mogelijk). Vraag: "Hoe wordt u op de hoogte gehouden van de milieuprestaties en de doelen?" en "Is de informatie die u ontvangt helder en begrijpelijk?"
Toets de Feedbackcyclus: Vraag naar het proces voor het registreren, analyseren en opvolgen van klachten en feedback (§ 10.2). Vraag om een voorbeeld van een klacht en hoe deze is afgehandeld, om te zien of de cyclus gesloten is.
Afstemming op Strategie: Vergelijk de gecommuniceerde milieuprestaties met de Milieudoelstellingen (§ 6.2) en het Beleid (§ 5.2). Is de communicatie consistent en betrouwbaar?
De 'Act' fase zorgt ervoor dat het communicatieproces een robuuste en continue verbetering ondergaat.
Corrigerende Maatregelen: Als uit de audit blijkt dat de communicatie niet effectief of misleidend is (bijvoorbeeld als medewerkers de doelen niet begrijpen), moet onmiddellijk de methode en de frequentie van de communicatie worden aangepast.
Procesverbetering: Evalueer het communicatieproces zelf (via de interne audit) en pas het aan waar nodig. Misschien zijn de gekozen kanalen (bijvoorbeeld alleen e-mail) niet geschikt voor de doelgroep.
Integratie in het Systeem: De inzichten uit de ontvangen feedback en klachten moeten worden gebruikt als input voor de Management Review (§ 9.3) en de continue verbetering van het hele MMS.
Een goed communicatieproces is de levensader van een succesvolle duurzaamheidsstrategie en zorgt ervoor dat alle belanghebbenden in harmonie kunnen samenwerken binnen de duidelijke grenzen van het systeem.
