Paragraaf 9.1.2 is de formele audit van uw gehoorzaamheid. Het gaat hierbij niet om eenmalige kennis, maar om het systematisch controleren of de organisatie zich daadwerkelijk aan de vastgestelde Nalevingsverplichtingen houdt (§ 6.1.3).
In de Anarchic Harmony-methode is dit de periodieke toetsing van de grenzen van uw Vrijheid. De organisatie heeft de vrijheid om te innoveren, maar moet altijd binnen de wet- en regelgeving opereren om de harmonie met de maatschappij en het milieu te behouden.
De planning begint met het definiëren van het evaluatieproces. De frequentie van de compliance-evaluatie is geen willekeurige keuze, maar moet logisch afgestemd zijn op de risico’s.
Risicogebaseerde Frequentie: De frequentie en timing van de evaluaties zijn afhankelijk van:
Het belang en de impact van de eis (bijv. een milieuvergunning met een hoog risico moet vaker worden gecontroleerd dan een algemene wet).
Wijzigingen in wet- en regelgeving of in de bedrijfssituatie.
Eerdere prestaties (een geschiedenis van non-compliance vereist intensievere controles).
Het Compliance Register als Basis: De evaluatie moet systematisch alle items uit het Register van Nalevingsverplichtingen (§ 6.1.3) omvatten, van wettelijke eisen tot contractuele afspraken.
De uitvoering is het uitvoeren van de geplande compliance-evaluatie (bijvoorbeeld via checklists, interne audits of externe juridische reviews).
Praktijk vs. Papier: Het gaat om het verifiëren dat de praktijk voldoet aan de wettelijke eis. Worden de emissielimieten uit de vergunning daadwerkelijk nageleefd? Worden afvalstromen op de juiste manier geregistreerd?
Documentatie van de Controle: De resultaten van de evaluatie moeten worden vastgelegd (§ 7.5) in de vorm van rapporten, checklists of auditverslagen, inclusief de datum van de evaluatie en de bevindingen.
Dit is de fase waarin non-compliance wordt geïdentificeerd. Een non-compliance is het niet voldoen aan een externe eis (wet, vergunning, contract).
Identificatie is Actie: Wanneer een evaluatie een non-compliance aantoont, is onmiddellijke actie vereist (§ 6.1.4). De organisatie moet bepalen welke maatregelen nodig zijn om de naleving onmiddellijk te herstellen.
Non-Compliance vs. Afwijking: Het is een sterkte van uw MMS als een non-compliance via de interne processen (bijv. een interne audit) wordt geïdentificeerd en opgelost. Dit toont aan dat het systeem functioneert. De non-compliance wordt dan een input voor corrigerende actie, maar is niet per se een systeemafwijking als het systeem het probleem zelf heeft opgespoord.
De 'Act'-fase is het sluiten van de lus: herstellen van de non-compliance en het voorkomen dat deze zich herhaalt.
Onmiddellijk Herstel: De maatregelen om de naleving te herstellen, moeten worden geïmplementeerd (§ 10.2). Dit kan de communicatie met en overleg met regelgevende instanties (§ 7.4.3) vereisen, waarbij een overeengekomen herstelplan een nieuwe compliance verplichting wordt.
Analyse en Preventie: De organisatie moet de grondoorzaak van de non-compliance analyseren (§ 10.2). Waarom voldeed het proces niet? Lag het aan onvoldoende operationele beheersing (§ 8.1), gebrek aan competentie (§ 7.2) of een onjuiste interpretatie van de wet?
Systeemverbetering: De bevindingen leiden tot verbeteringen in de operationele beheersmaatregelen (§ 8.1) om dergelijke non-compliances in de toekomst te voorkomen. Dit is het bewijs dat het MMS leert.
