Paragraaf vereist dat de organisatie een gedocumenteerd proces inricht voor het vaststellen, bijhouden en toepassen van wettelijke en andere eisen. Dit netwerk van regels is de basis van de Rebelse Orde waarbinnen de organisatie haar G&VW-doelstellingen bereikt.
De verplichtingen van de organisatie reiken verder dan de directe G&VW-wetgeving. Het proces moet alle verplichtende eisen vaststellen:
Regelgeving en Jurisprudentie: Dit omvat de basiswetgeving (zoals de Arbowet), maar ook specifieke regelgeving, decreten, verordeningen, en uitspraken van rechtbanken of bestuursrechters.
Contractuele Verplichtingen: Ook bindingen met externe partijen, zoals verdragen, overeenkomsten, protocollen en collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO's), vallen hieronder. De CAO kan bijvoorbeeld eisen stellen aan werktijden, wat direct invloed heeft op de G&VW-risico's (vermoeidheid).
HR-Relevantie: De naleving omvat ook alle -gerelateerde wetgeving, zoals regels rondom privacy, ziekteverzuim, en gelijke behandeling, die allen raken aan het welzijn van de medewerkers.
De overige eisen zijn de zelfopgelegde en contractuele verplichtingen die de Creatieve Kwaliteit van de organisatie tonen.
Interne Normen: Dit zijn de eisen die de organisatie aan zichzelf stelt (bijvoorbeeld interne gedragscodes, moederorganisatiebeleid, of technische specificaties die hoger zijn dan de wettelijke norm).
Externe Afspraken: Dit zijn de eisen uit contractuele voorwaarden, arbeidsovereenkomsten, en overeenkomsten met belanghebbenden (bijv. met gezondheidsdiensten).
Vrijwillige Naleving: Dit omvat alle vrijwillige beginselen, praktijkcodes, en openbare verbintenissen die de organisatie onderschrijft. Door deze vrijwillige eisen op te nemen in het managementsysteem, worden ze bindend en meetbaar.
De vaststelling van deze eisen is geen doel op zich, maar dient om Harmony te creëren tussen de verplichtingen en de dagelijkse praktijk.
Integratie in Actie: De organisatie moet ervoor zorgen dat al deze wettelijke en andere eisen worden toegepast en geïntegreerd in het G&VW-managementsysteem. Dit beïnvloedt direct de risicobeoordeling (), de doelstellingen (), en de operationele beheersmaatregelen.
Dynamische Monitoring: Omdat wet- en regelgeving constant verandert, moet het proces voortdurend in staat zijn om nieuwe, gewijzigde en vervallen eisen vast te stellen en te communiceren naar de relevante onderdelen van de organisatie.
De beoordeling van deze paragraaf richt zich op de actualiteit en compleetheid van het nalevingsnetwerk.
Systematische Volledigheid: De evaluatie controleert of het proces aantoonbaar alle categorieën van wet- en regelgeving (nationaal, regionaal, , etc.) en overige eisen heeft vastgesteld.
Toepasbaarheid: Er wordt beoordeeld of de organisatie niet alleen weet wat de regels zijn, maar ook hoe ze van toepassing zijn op de specifieke activiteiten, gevaren en risico's van de organisatie.
Naleving Borgen: De sturing van het systeem moet gericht zijn op het efficiënt borgen van de naleving, bij voorkeur door de eisen direct te koppelen aan de beheersmaatregelen in de operationele systemen (zoals of -software), waardoor de Rebelse Orde in de uitvoering wordt gehandhaafd.
