Paragraaf (Communicatie) is de levensader van het managementsysteem. Het garandeert dat alle relevante partijen – van de werkvloer tot externe instanties – de juiste informatie ontvangen, en nog belangrijker, dat ze de informatie begrijpen. Dit is cruciaal voor het onderhouden van de Harmony in het systeem.
Paragraaf vereist dat de organisatie een communicatieproces opzet dat zorgt voor het verzamelen, bijwerken en verspreiden van G&VW-informatie. Dit proces is de Transparante Ring die de directie, medewerkers en externe belanghebbenden met elkaar verbindt.
Het communicatieproces moet alle fasen van informatiebeheer afdekken om de Rebelse Orde te handhaven:
Verzamelen: Actief input ontvangen (bijvoorbeeld meldingen van gevaren, suggesties voor verbetering, feedback over het systeem).
Bijwerken: Zorgen dat de ontvangen informatie wordt geanalyseerd en, indien nodig, de beleidslijnen of procedures worden aangepast.
Verspreiden: Het proces moet garanderen dat relevante informatie begrijpelijk wordt verstrekt aan en ontvangen door alle relevante medewerkers en belanghebbenden.
Dit proces is de ruggengraat van de consultatie en participatie ().
Communicatie gaat verder dan de interne organisatie. Voor het behouden van Harmony met de buitenwereld zijn er cruciale momenten waarop actieve externe communicatie is vereist:
Wettelijke en Contractuele Eisen: Informatie over de naleving van wettelijke eisen () moet worden gecommuniceerd aan toezichthoudende instanties.
Algemene G&VW-Prestaties: De directie kan besluiten de G&VW-prestaties te communiceren aan aannemers, klanten of de buurt (bijvoorbeeld als onderdeel van een openbare verbintenis).
Een specifiek en kritiek communicatiemoment is het optreden van een significant incident.
In geval van een significant G&VW-incident (bijvoorbeeld een ernstig letsel, dodelijk ongeval of een calamiteit met grote potentiële schade), moet de organisatie, naast de wettelijke instanties (zoals de Arbeidsinspectie), ook de Certificerende Instelling tijdig informeren.
Deze melding aan de Certificerende Instelling (CI) is van belang omdat:
Geloofwaardigheid: Het toont de transparantie en geloofwaardigheid van het G&VW-managementsysteem.
Systeemimpact: Het stelt de CI in staat om te beoordelen of het incident wijst op een systemisch falen van de normnaleving, wat relevant kan zijn voor het behoud van het certificaat.
Leren: Het kan bijdragen aan sectorbreed leren en de Creatieve Kwaliteit van het managementsysteem in de gehele sector versterken.
De beoordeling van deze paragraaf richt zich op de doorstroming en begrijpelijkheid van de informatie.
Begrijpelijkheid Toetsen: Zijn de communicatiemethoden (bijv. taal, visuele hulpmiddelen) afgestemd op de doelgroep, inclusief tijdelijke krachten en meertalige werknemers ()?
Actiegerichtheid: Wordt communicatie gezien als tweerichtingsverkeer (), waarbij feedback en vragen van medewerkers aantoonbaar worden ontvangen en opgepakt?
De sturing van het systeem moet zorgen dat het communicatieproces continu wordt geoptimaliseerd in lijn met de complexiteit van de organisatie en de veranderende eisen. Dit waarborgt de Harmony door het elimineren van misverstanden en het maximaliseren van de betrokkenheid.
