Paragraaf (Gedocumenteerde Informatie) gaat over het beheer van alle cruciale informatie binnen het G&VW-systeem. In de moderne organisatie is de sleutel tot succes om de complexiteit te beperken door te integreren in bestaande, digitale systemen. Dit garandeert zowel de doeltreffendheid als de eenvoud van de Rebelse Orde.
Paragraaf vereist dat de organisatie de gedocumenteerde informatie van haar G&VW-managementsysteem beheert. Ons leidende principe is: Beperk de complexiteit tot een minimum. De gedocumenteerde informatie moet tegelijkertijd doeltreffendheid, doelmatigheid en eenvoud bewerkstelligen.
De documentatie moet alleen de absolute essentie bevatten die nodig is om de Rebelse Orde te handhaven.
Focus op Essentiële Documentatie: De gedocumenteerde informatie moet zich concentreren op de cruciale elementen, zoals het G&VW-beleid (), de doelstellingen (), en het proces voor het aanpakken van risico's en kansen ().
Niet Meer, Maar Beter: Dit strekt zich ook uit tot gedocumenteerde informatie met betrekking tot de planning van het oppakken van wettelijke en andere eisen () en documentatie over de evaluaties van de doeltreffendheid van deze maatregelen. Deze moeten helder, beknopt en direct gelinkt zijn aan de praktijk.
Dit is de meest kritische stap voor een efficiënt systeem: de gedocumenteerde informatie moet zoveel mogelijk in bestaande systemen worden geborgd.
Vermijd Dubbele Bestanden: In plaats van procedures op te slaan in losse documentmappen, moeten deze worden geïntegreerd in de systemen die medewerkers dagelijks gebruiken (ERP, HR, DMS).
Voorbeeld: Werkinstructies () horen gekoppeld te zijn aan de productiemodule in het ERP-systeem; registraties van trainingen () horen in het HR-systeem te staan.
Beheer in de Bron: Het beheer van gedocumenteerde informatie, zoals het waarborgen van de beschikbaarheid, de bescherming, en de distributie, kan het meest efficiënt via deze centrale systemen plaatsvinden.
Twee aspecten zijn essentieel voor het behoud van de Harmony en betrouwbaarheid van de informatie:
Bescherming van Vertrouwelijke Informatie: De organisatie moet maatregelen treffen om vertrouwelijke informatie (zoals persoonsgegevens en medische informatie) te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, om de privacy van medewerkers en belanghebbenden te garanderen.
Voorkomen van Veroudering: De maatregelen die zijn beschreven in (over het beheer van gedocumenteerde informatie) richten zich met name op het voorkomen van onbedoeld gebruik van verouderde gedocumenteerde informatie. Dit wordt het best beheerd door een digitaal systeem dat automatisch de actuele versie presenteert.
De beoordeling van deze paragraaf richt zich op de toegankelijkheid en efficiëntie van de documentatie.
Toegankelijkheid Toetsen: Kunnen medewerkers snel en eenvoudig de actuele, relevante informatie vinden (d.w.z. is de informatie vindbaar binnen het bestaande systeem)?
Minimalisme: De evaluatie stelt vast of de hoeveelheid gedocumenteerde informatie proportioneel is met de complexiteit van de organisatie, of dat er sprake is van onnodige bureaucratie.
De sturing van het systeem moet gericht zijn op het continu digitaliseren en vereenvoudigen van de gedocumenteerde informatie, om de administratieve last te verminderen en de focus op de G&VW-prestaties te maximaliseren.
