Paragraaf (Inkoop) is de kritieke fase waarin de organisatie risico's elimineert voordat ze de werkplek binnendringen. Dit vereist een proactieve G&VW-screening van alle in te kopen goederen, diensten en aannemers. De verantwoordelijkheid van de organisatie voor G&VW stopt niet bij de voordeur en kan niet worden uitbesteed.
Paragraaf vereist dat het inkoopproces wordt gebruikt als een mechanisme voor het vaststellen, beoordelen en wegnemen van gevaren en het verminderen van G&VW-risico’s voordat ze op de werkplek worden geïntroduceerd. Dit proces is de Poort van de Werkplek en waarborgt de Rebelse Orde vanaf de inkoopbeslissing.
Het inkoopproces moet garanderen dat alle in te kopen zaken voldoen aan het G&VW-managementsysteem van de organisatie. Dit omvat:
Vroege Beoordeling: Het vaststellen van G&VW-risico's gerelateerd aan producten, gevaarlijke materialen of uitrusting voordat ze worden geïntroduceerd.
Specificaties en Verificatie: De organisatie moet vastleggen dat:
Uitrusting en materialen overeenkomstig specificaties worden geleverd.
Uitrusting wordt getest en installaties in bedrijf worden gesteld om te bewerkstelligen dat ze werken zoals beoogd is.
Communicatie van Gebruikseisen: Eventuele gebruikseisen, voorzorgs- of andere beschermende maatregelen moeten gecommuniceerd en beschikbaar gesteld worden aan de medewerkers ().
Het toewijzen van activiteiten aan aannemers (onderhoud, bouw, schoonmaken, consultancydiensten) ontslaat de organisatie niet van haar verantwoordelijkheid met betrekking tot gezond en veilig werken van medewerkers. Coördinatie is daarom cruciaal voor de Harmony.
Afstemming via Contracten: De organisatie moet de activiteiten van aannemers afstemmen door gebruik te maken van contracten waarin de verantwoordelijkheden van de betrokken partijen duidelijk gedefinieerd worden.
Selectie en Prekwalificatie: De organisatie kan de G&VW-prestaties van aannemers waarborgen door mechanismen voor het gunnen van contracten (bijv. prekwalificatiecriteria) waarbij rekening wordt gehouden met de G&VW-prestaties uit het verleden, veiligheidstraining en competentie.
Wederzijdse Gevarenmelding: Bij de afstemming moet de organisatie aandacht besteden aan:
Het melden van gevaren tussen zichzelf en de aannemer ().
Het beheersen van toegang tot gevaarlijke zones.
Procedures die in noodsituaties gevolgd moeten worden ().
Specificeren hoe de aannemer zijn activiteiten gaat afstemmen met de G&VW-processen van de organisatie (bijv. toegangsbeheer, besloten ruimtes).
De organisatie moet verifiëren of aannemers in staat zijn hun taken uit te voeren voordat ze mogen beginnen (bijvoorbeeld door registraties van G&VW-prestaties te controleren, en te verifiëren dat competentiecriteria zijn gespecificeerd en voldaan).
Bij uitbesteding (outsourcing) blijft de verantwoordelijkheid voor het voldoen aan de eisen van dit document bij de organisatie berusten.
Vaststellen van Controle: De organisatie moet de mate van controle over uitbestede functies of processen vaststellen op basis van factoren als:
Het vermogen van de externe organisatie om te voldoen aan de eisen van het G&VW-managementsysteem.
Het mogelijke effect dat het uitbestede proces zal hebben op het vermogen van de organisatie om haar beoogde resultaten te behalen.
De technische competentie van de organisatie om geschikte beheersmaatregelen te definiëren.
Dit vereist een kritische blik op wat wordt uitbesteed en hoe deze uitbestede functies de Creatieve Kwaliteit van het G&VW-systeem kunnen beïnvloeden.
De beoordeling van deze paragraaf richt zich op de systematische toepassing van G&VW-criteria in de inkoop en de effectiviteit van de coördinatie.
Integratie met Inkoopproces: Is G&VW aantoonbaar geïntegreerd in de reguliere inkoopprocessen (bijvoorbeeld is een G&VW-check een verplichte stap in de inkoopworkflow)?
Effectiviteit van Aannemerscoördinatie: Wordt na afloop van het werk geëvalueerd of de aannemer daadwerkelijk de afspraken is nagekomen en wat de G&VW-prestaties waren?
De sturing van het systeem moet zorgen dat G&VW niet pas op de werkplek wordt opgelost, maar al in de inkoopfase wordt geëlimineerd of beheerst.
